Misbrug af data? Ikke hvis din frikirke følger denne vejledning

(Marts 2020: Bemærk, at vejledningen ikke opdateret med nyeste omkring cookies. Se Datatilsynets afgørelse omkring dmi.dk her.)

Nedenstående er information og vejledning til frikirker i forbindelse med den nye databeskyttelseslov:

En ny databeskyttelseslov træder i kraft den 25. maj i år. Hvert år udsættes flere end 40.000 danskere for identitetstyveri, og derfor er det vigtigt med sådan en lov. Også i frikirkerne håndterer man persondata. Data, som er folks ejendom og skal behandles som sådan. Se en enkel illustration af dette her.

• Der er nogle nøgleord og begreber, som er vigtige at have styr på i forbindelse med den nye lov. Kender I ikke til disse udtryk, vil I ikke forstå, hvad vi skriver i det følgende – derfor vi lavet en miniordbog.

• Den kommende lov opererer med begrebet personfølsomme data. Oplysninger om folks religiøse tilhørsforhold defineres som følsomme, og derfor er alle persondata, som frikirker håndterer, per definition følsomme.

Dette stiller nogle særlige krav til, hvordan vi håndterer persondata som folks navn, adresse, e-mailadresse, telefonnummer, fødselsdato, cpr-nummer med videre. Det gælder både dato om medlemmer, frivillige, gæster, deltagere i arrangementer, julehjælp og så videre – alle persondata, som vi på en eller anden måde håndterer. Se evt. mere om, hvad persondata er, her.

• I frikirkerne har vi hele tiden haft en etisk og juridisk forpligtelse til at behandle folks persondata ordentligt og korrekt – med den nye lov strammes der kraftigt op på den juridiske del. Det kan måske virke som en stor mundfuld - og derfor har repræsentanter for Apostolsk Kirke, Missionsforbundet, Vineyard, Mosaik, Baptistkirken, Isobro og FrikirkeNet sat sig sammen for at lave så enkel og overskuelig vejledning og oversigt som muligt.
  Se evt. en lille pixibog om den nye lov her.

(Eller se den efter at have læst nedenstående – måske vil den så give mere mening.)

Forslag til proces

Nedenfor følger en liste over produkter/processer, som alle frikirker skal lave eller skal igennem. Vi har taget det udgangspunkt, at I er dataansvarlige, da det gør sig gældende for langt de fleste frikirker.
Det vigtigste i alt dette er at forstå, at det handler om en kulturændring i forhold til, hvordan vi håndterer persondata. Den kulturændring skal ud i alle kroge og hjørner af organisationen, og det kræver naturligvis infomøder for nøglemedarbejdere i de enkelte kirker samt udarbejdelser af diverse procedurer. Det kræver lidt arbejde til at begynde med, men når de nye rutiner først er indarbejdet, er det ikke så voldsom en arbejdsbyrde.

Følgende skal gøres:

1. Foretag en analyse af, hvilke data I har/får ind – og hvordan I håndterer dem – opbevarer dem – sletter dem.

1. Formålet er at få et overblik over/fornemmelse af, hvilket arbejde, der ligger foran jer.
2. Vi har lavet 13 spørgsmål samt en oversigt i et Excel-ark, som I kan bruge som en hjælp til dette første skridt. I kan også bruge denne for nogle måske lidt enklere oversigt i et Word-dokument (det er fra to forskellige kirker).

2. Lav en oversigt over de data, som I behandler (bruger) hos jer – en såkaldt databehandlingsfortegnelse. Denne fortegnelse skal I have liggende i organisationen fysisk eller digitalt – det er et lovkrav, når man behandler følsomme persondata:

1. Hvem er dataansvarlig hos jer?
2. Hvilket formål har databehandlingen?
3. Hvad er lovhjemlen?
4. Hvilke oplysninger gemmes?
5. Hvilke oplysninger gives videre til tredje part?
6. Hvor opbevares dataene?
7. Hvornår slettes de?

I kan nøjes med at lave databehandlingsfortegnelser for følgende fire hovedområder:

1. Personaleforhold (HR),
2. Medlemmer (og bidragsydere)
3. Frivillige
4. Deltagere i arrangementer/modtagere af julehjælp

Med tanke på at skabe en kulturændring i hele organisation kunne en idé være at sammenkalde lederne for frivillige arbejdsområder som lovsang, børnekirke, café, økonomi etc. og give dem en kort introduktion til den nye lovgivning og dens konsekvenser for jer - hvorefter I beder dem udfylde en såkaldt databehandlingsfortegnelse for deres område. I behøver dog kun at opbevare én fortegnelse for hele området ”frivillige medarbejdere”.
Se eksempel her og her.

Grunden til, at I må opbevare dataene, kaldet Lovhjemmel, vil for HR og medlemsregistrering være som i eksemplerne i ovenanførte links; for frivillige og for samarbejdspartnere vil det være i langt de fleste tilfælde være retsligt – EU’s persondataforordning Art 9 stk. 2, litra d for at være helt præcis.
Kirken har som nævnt pligt til at opbevare disse fortegnelser i et aflåst skab i et aflåst rum – eller digitalt bag tofaktorlogin (se mere nedenfor).

3. Sørg for sikker opbevaring af data med tofaktorbeskyttelse – både digitalt og fysisk. Det vil for fysiske ting som fx mapper og papir sige i aflåste skab i aflåst rum. Og for digitale ting tofaktorlogin på telefoner og computere – også på frivillige medarbejderes private enheder!

1. I forhold til computere, så skal der altid være kode på computer plus kode på personfølsomme dokumenter – eller kode på mappe med sådanne dokumenter.
2. Samme med mobil: Kode på mobilen samt kode til personfølsomme dokumenter og oversigter.
3. Hvis du har lavet grupper i din adresseliste, så giv grupperne anonyme navne som fx ”Glade sanglærker” fremfor ”kirkens lovsangsgruppe”. Du skal sikre, at hvis din mobil bliver stjålet, så kan andre ikke læse, hvem der er med i kirken.
4. Når det gælder lagring i skyen, skal det være hos firmaer, som lever op til den nye databeskyttelseslov eller tilsvarende - fx USA’s privacy shield. Googles og Dropbox's gratis versioner lever pt. ikke op til nogen af disse – det gør derimod eksempelvis Microsoft Office 365, Jottacloud og MailChimp - samt de førnævntes betalingssløsninger. Både Microsoft og Google stiller deres betalingsløsnigner til rådighed med meget store rabatter​ for almennyttige foreninger. Googles Gsuite med blandt andet mail og lagring i skyen får fx med 100 procents rabat.

4. Udarbejd databehandleraftaler med leverandører, der arbejder efter instruks fra jer (som I overlader data til).

• Det kunne fx være det firma, som hoster jeres hjemmeside, et bogføringsfirma, cloudtjenester eller et online regnskabsprogram. Det er dog sandsynligt, at de selv kontakter jer for at få godkendt opdaterede forretningsbetingelser for samarbejdet.
• Hvis jeres leverandør opbevarer data i USA, skal I sikre, de er privacy shield-certificerede (som ovenfor nævt). Det er overførselsgrundlaget for data, der skal til USA.
• Ved videregivelse af data til en samarbejdspartner (dvs., som ikke arbejder på instruks fra jer men ud fra andet grundlag) skal I ikke have databehandleraftaler, da de, som data videregives til, bliver selvstændigt dataansvarlige (fx Skat, Nets, Kirkeministeriet, bank og revisor). I skal dog stadig have en kontrakt/betingelse samt en hjemmel til at overføre persondata til dem (igen, de kontakter formentlig jer).
• Hvis I overlader data til en anden aktør (gælder også ved B&U-forening som samarbejdspartner, hvis denne har et særskilt cvr-nummer), så skal der foreligge samtykke fra personen, der ejer sine oplysninger.
  
  Skabelon til databehandleraftale findes her - samt på Isobros hjemmeside. Kontakt presse(at)frikirkenet.dk for at få adgang til sidstnævnte.

5. Skab procedurer for fremtidig indhentning af data, hvor I sikrer, at I får personens samtykke samt oplyser personen om dennes rettigheder (kaldet registreredes rettigheder). Det er et krav ved personfølsomme data.
Det er her, at alle frivillige skal være opmærksomme, og hvor vores store forarbejde skal give bonus i form af tryghed hos de mennesker, der betror os deres personlige data.
De data, som I allerede har, vurderer vi, at I ikke behøver at gå ud at få samtykke til - men orientér i en nyhedsmail eller lignende om, at I har disse data, og at I bruger dem til X og Y. Henvis i samme ombæring til jeres privatlivspolitik (se punkt 7 nedenfor).

• Vi skal have styr på samtykke, opbevaring med videre på tilsagnssedler, forbønsønsker, kontaktlister, tilmelding til arrangementer, optræden på hjemmeside etcetera etcetera.
  Se eksempel fra Bykirken her.
• Det kan måske opleves som at skyde gråspurve med kanoner at skulle have samtykke og informere om registreredes rettigheder, hvis fx en mor, som er i kirke for første gang, overlader sit barns navn og oplysning om allergi samt sit eget telefonnummer til børnekirkens medarbejdere, og der vil vi anbefale en tolkning, som hedder pragmatisme frem for rigiditet. I det konkrete eksempel kunne en forkromet udgave være:
  Vi vil gerne bede om barnets navn og dit telefonnummer, så vi kan ringe til dig, hvis dit barn bliver ked af det, mens det er her. Hvis dit barn lider af nogen form for allergi, vil vi også gerne vide det, så vi ikke giver dit barn noget, det ikke kan tåle. Vi destruerer denne liste, når børnekirken er slut. Regner du med, at dit barn skal kommer her jævnligt fremover, vil vi gerne have lov til at opbevare oplysningerne, indtil barnet ikke længere er at regne som en fast bruger af børnekirken. Se i øvrigt vores privatlivspolitik på xxxx.dk/privatlivspolitik, hvor du blandt andet kan læse om dine rettigheder, når du overlader data til os.
• Sådan en besked kan evt. stå med lille skrift øverst eller nederst på den liste, hvor forældre kan angive oplysningerne.
  En lidt mere smidig (pragmatisk) udgave kunne være at skrive:
  XXkirke tager beskyttelse af dine data alvorligt. Derfor har vi en privatlivspolitik, som du kan se på xxkirke.dk/privatlivspolitik.

6. Hav en skriftlig politik for, hvornår I sletter data om folk – og hvad begrundelsen for længden på opbevaringen er (kaldet slettepolitik). Når det fx gælder givere kan bogføringsloven finde anvendelse (fem år + indeværende). I andre tilfælde slettes oplysninger, når de ikke længere er relevante.

1. Specifikt omkring e-mails: Mails skal slettes fra indbakken. Vores anbefalinger er, at mailsystemet ikke bruges som journaliseringssystem. Mails bør som udgangspunkt ikke opbevares længere end seks måneder i mailsystemet. Vær opmærksom på også at slette mails i sendt- og slettet-mapperne. Hvis der er behov for at gemme dem længere, skal de opbevares på kirkens drev i skyen.
2. Husk, at mails fra medlemmer/støtter/frivillige som udgangspunkt er en personfølsom oplysning uanset indholdet i mailen, da tilhørsforholdet til kirken i sig selv er en personfølsom oplysning. Mails til samme persongruppe indeholder naturligvis også personfølsom info (som minimum mailadressen), men dette har I fået samtykke til i forbindelse med indhentning af data. 
3. Men hvis et medlem afgiver særlige personfølsomme oplysninger fx oplysninger om seksualitet, er det vigtigt, at den mail ikke besvares med indholdet af mailen i. Mailen skal slettes fra kirkens mail efter senest 24 timer, og mailen må ikke besvares med disse informationer i.
4. Send i øvrigt aldrig persondata via mail, fx deltagerliste ved lejr - med mindre mails kan afsendes og modtages krypteret. Del i stedet data via kirkens cloudtjeneste. Mail er ikke en sikker måde at dele personfølsom info på.
5. Om referater fra ledelsesmøder: Vi går ud fra, I gemmer referater, årsrapporter, regnskaber og medlemsblade for evigt. Det er vores opfattelse pt., at hjemlen til det er en legitim interesse.
   Men det betyder også, at I så skal sørge for at overholde god dataskik i referaterne. Referater skal indeholde kirkens anliggende, men eventuelle personalesager skal behandles i lukkede punkter.

7. Lav en privatlivspolitik
Privatslivspolitikken er vores beskrivelse til ”brugerne” om, hvordan vi håndterer deres personlige data. Der skal bruges god tid på at lave den rigtige privatlivspolitik for jer. For her bliver I synlige med, hvordan I håndterer data, og det er ofte disse formuleringer, som folk giver samtykke til, og dermed giver jer deres samtykke til at håndtere, som I gør.
Se evt. denne privatlivspolitik for at få inspiration.

8. Lav en intern privatlivspolitik til jeres HR-afdeling.
I håndterer også personfølsomme data i forbindelse med jeres ansatte – hvilket I også skal have en politik omkring.
Se her for et eksempel på dette.

9. Sørg for at have samtykke fra alle personer, der ligger på hjemmesiden med angivelse af foto, privat mail og privat telefonnummer. Personer, der er ansatte i kirken og udelukkende fremgår af hjemmesiden med navn og kirkens kontaktdata, kræver ikke samtykke.

Ønsker I nogen af pdf-dokumenterne på denne side som Office-dokumenter, kan I finde dem neden for. Derudover har Isobro nogle skabeloner, som I kan bruge. Send en mail til presse(at)frikirkenet.dk, hvis I ønsker at gøre brug af disse.

Illustration: Colourbox